Wenn ein System eingeführt wird, das Termine von Beschäftigten plant, Auslastung sichtbar macht und Leistungen verrechnet, ist die Mitbestimmung nicht eine Formalie am Ende des Projekts. Sie ist ein eigenes Arbeitspaket — und wer es zu spät einplant, verliert Monate.
Wir haben diesen Prozess im Konzernumfeld vollständig durchlaufen. Was uns daran überrascht hat: Die Fragen, auf die wir uns am intensivsten vorbereitet hatten, kamen kaum. Die Fragen, die entschieden haben, standen in keinem unserer Foliensätze.
Die Frage, die alles bestimmt hat
„Kann man mit diesem System sehen, wie viel eine einzelne Person arbeitet?“
Das ist der Kern. Nicht Datenschutz im Abstrakten, nicht KI, nicht Cloud — sondern die Frage nach Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Ein System, das Auslastung je Psychologe anzeigt, kann grundsätzlich auch zur Leistungsbewertung genutzt werden. Diese Möglichkeit lässt sich nicht wegdiskutieren, und der Versuch macht alles schlimmer.
Was funktioniert hat: die Möglichkeit anerkennen und über die Grenzen sprechen. Welche Auswertungen gibt es überhaupt? Wer darf sie sehen? Lassen sich personenbezogene Auswertungen technisch einschränken? Sind Auswertungen auf Teamebene statt auf Personenebene möglich? Was wird protokolliert, und wer kann die Protokolle lesen?
Aus diesen Antworten wird eine Betriebsvereinbarung. Aus Beschwichtigungen wird Misstrauen.
Die Frage nach der Freiwilligkeit
„Müssen unsere Leute jetzt ihre Verfügbarkeiten offenlegen?“
Ein System, in dem Psychologen ihre Zeiten selbst pflegen, klingt nach Entlastung — und ist es auch. Aus Sicht der Interessenvertretung ist es zugleich eine strukturierte Erfassung von Arbeitszeit-Präferenzen, die es vorher nur in Mails gab.
Hier hilft die Unterscheidung zwischen Verfügbarkeit für Termine und Arbeitszeit. Wer einträgt, dass er dienstags nicht für Assessments verfügbar ist, sagt nichts darüber, ob und woran er dienstags arbeitet. Diese Trennung muss im System stimmen, nicht nur in der Erklärung.
Die Frage, die technisch klingt und keine ist
„Was passiert mit den Daten, wenn das Verfahren vorbei ist?“
Diese Frage kommt vom Datenschutzbeauftragten und vom Betriebsrat gleichzeitig, aus unterschiedlichen Gründen. Und sie ist die Frage, an der man merkt, ob ein Anbieter sein Produkt kennt.
Die schlechte Antwort: „Daten können gelöscht werden.“ Natürlich können sie. Die Frage ist, ob es passiert.
Die brauchbare Antwort beschreibt Fristen: Wann werden Kandidatendaten anonymisiert, wann gelöscht? Wie lange sind Unterlagen für Psychologen sichtbar? Was bleibt für die Nachvollziehbarkeit erhalten, und ist das personenbezogen oder aggregiert? Passiert das automatisch oder muss jemand daran denken?
Die Fragen, mit denen wir gerechnet hatten
Zur KI. Wir hatten einen ausführlichen Teil zum Thema vorbereitet. Die Frage kam — und war nach zwei Minuten beantwortet, weil unsere Antwort einfach ist: Die Assistenz plant, warnt und formuliert. Sie bewertet keine Menschen und trifft keine Auswahlentscheidungen. Wo das so ist, gibt es wenig zu verhandeln.
Wäre die Antwort komplizierter gewesen — „die KI unterstützt bei der Vorauswahl“ —, wäre daraus die längste Sitzung des Projekts geworden.
Zum Hosting. EU-Rechenzentrum, deutscher Vertragspartner, Auftragsverarbeitungsvertrag. Wichtig, aber selten kontrovers, weil es harte Fakten sind.
Zur Cloud an sich. Kam kaum vor. Diese Diskussion ist in den meisten Häusern durch.
Was den Unterschied gemacht hat
Drei Dinge, in der Rückschau:
Früh anfangen. Der Betriebsrat war beteiligt, bevor die Entscheidung gefallen war — nicht danach. Das kostet am Anfang Zeit und spart am Ende mehr.
Das System zeigen, nicht beschreiben. Eine Live-Ansicht der Auswertungen beantwortet die Kontrollfrage besser als jede Folie. Man sieht, was es gibt — und was es nicht gibt.
Nichts kleinreden. Wenn ein System Auslastung sichtbar macht, macht es Auslastung sichtbar. Wer das relativiert, verliert das Vertrauen für alle anderen Aussagen mit.
Was Sie mitbringen sollten
Wenn Sie vor diesem Prozess stehen, hilft eine Vorbereitung, die nicht aus Marketingmaterial besteht:
- eine Liste aller Auswertungen, die das System kennt, mit der Angabe, ob sie personenbezogen sind
- das Rollen- und Rechtekonzept, so konkret, dass man sieht, wer was sehen kann
- die Löschfristen je Datenart
- eine klare Aussage, wo Automatisierung endet und Menschen entscheiden
- Ansprechpartner, die technische Rückfragen beantworten können, statt sie mitzunehmen
Das meiste davon sollte Ihr Anbieter liefern. Wenn er es nicht kann, ist das eine Information über den Anbieter.
Die Unterlagen, die wir für diesen Prozess erstellt haben — Auswertungsübersicht, Rollenkonzept, Löschfristen und die Grundsätze zum KI-Einsatz — stellen wir Kunden zur Verfügung. Sprechen Sie uns an.
